Kvalitetsutveckling inom Ingenjörshögskolan vid LiTH.

(2000-02-10)

1. Inledning
2. Tillvägagångssätt
2.1 Definition av kvalitet
3. Redovisning av projektgruppens arbetete
3.1 Vilket är vårt uppdrag?
3.2 Hur ser verksamheten ut?
3.3 Vad måste vi vara duktiga på?
3.4 Hur ser vi att vi går i rätt riktning?
3.5 Vilka aktiviteter/projekt behövs?
Bilaga 1 Definitioner

1. Inledning

Ledordet i ett kvalitetsarbete är kontinuitet. Detta innebär att kvalitetsarbetet skall bli en naturlig del i den ordinarie verksamheten. Kvalitetsarbetet skall därför utformas så att förutsättningar skapas för att verksamheten skall kunna driva ett kontinuerligt kvalitetsarbete på egen hand. Det förutsätter en väl formulerad vision och strategi för verksamheten, kännedom om den egna verksamheten, nyckeltal och mål som tydliggör visionen och strategin, uppföljning av målen och att arbetssättet blir en del av vardagen.
För att mäta kvalitet krävs en gemensam syn på verksamheten och dess relation till omvärlden, men också ett verktyg som kan hantera detta. För att strukturera upp kvalitetsutvecklingsarbetet används det balanserade styrkortet. Tanken bakom detta verktyg är att finansiella mått inte är tillräckliga utan behöver kompletterande mått som även ger annan information om verksamheten. Styrkortet är att betrakta som ett ramverk som översätter vision och strategi till mål och mätetal/indikatorer för uppföljning och utvärdering utifrån olika perspektiv.

2. Tillvägagångssätt

Utgångspunkten för projektet är att kvalitetssäkra utbildningsnämndens arbete. I projektet utvecklas ett system som gör det möjligt att mäta och utvärdera kvalitet på resultatet av UNINGs arbete. Systemet skapar förutsättningar för ett arbetssätt där studenten sätts i fokus.

Målen med projektet är att:

2.1 Definition av kvalitet

För att kvalitetsutvecklingsarbetet ska ha förutsättningar att lyckas måste alla bli delaktiga och ha samma definition av kvalitet. Det är viktigt att bilden av vad kvalitet är fångas på ett likartat sätt av alla inblandade. Den definition av kvalitet som projektgruppen arbetar efter omfattar två beståndsdelar; inre- och yttre kvalitet.

Den inre kvaliteten är verksamhetens förmåga att på ett optimalt sätt använda sig av de resurser verksamheten förfogar över. Brister i den inre kvaliteten medför kvalitetsbristkostnader i form av att verksamheten tar mer resurser i anspråk än vad som är nödvändigt med tanke på vad som utförs i organisationen.

Den yttre kvaliteten är verksamhetens förmåga att erbjuda det som efterfrågas på marknaden, samt att genomförandet och resultatet blir det som kunden önskar. Brister i den yttre kvaliteten medför ett missnöje hos kunden.

Kvalitetsarbetet syftar därför till att öka UNINGs inre och yttre kvalitet. Detta innebär att genomföra de förändringar som syftar till en effektivare och mer ändamålsenlig verksamhet, vilken i sin tur uppfyller studentens (kundens) behov och förväntningar. Kvalitet är, med detta synsätt, att samtidigt tillgodose behov och infria (realistiska) förväntningar hos kunder, medarbetare och uppdragsgivare.

Ett kvalitetsutvecklingsarbete omfattar tre delar, kvalitetssäkring (före), kvalitetsstyrning (under) och kvalitetskontroll (efter). Projektgruppens roll är därför inte att "ta hand om" kvaliteten, utan att initiera och skapa förutsättningar för ett kontinuerligt kvalitetsarbete, dvs ansvara för kvalitetssäkringen. Alla i organisationen måste på ett eller annat sätt bli delaktiga i kvalitetsarbetet så att ett kvalitetstänkande uppstår inom organisationen, vilket underlättar kvalitetsstyrning och kvalitetskontroll.

3. Redovisning av projektgruppens arbete

Projektgruppens arbete kan beskrivas med följande modell, där fem olika moment ingår:

3.1 Vilket är vårt uppdrag?

Till grund för kvalitetsarbetet ligger verksamhetens vision och strategi. Kvalitetsarbetet skall förmedla och förtydliga verksamhetens vision och leda till utveckling/förändring i linje med detta. Visionens uppgift är att ge inriktning och motivation i arbetet, den ska vara ledstjärna i det dagliga arbetet och ge inspiration till nya utmaningar. Visionen ska uttrycka hopp och framtidstro samt påverka beslut och beteenden.
UNINGs vision har formulerats på följande sätt:

UNING vill skapa förutsättningar för studenter att utvecklas, uppleva lust i lärandet och ges en god grund för framtida ingenjörsarbete.

UNING vill skapa flexibla och av alla eftertraktade utbildningar med gott renommé, vilka präglas av vilja till förnyelse i samverkan med studenter, andra utbildningar och arbetsmarknaden.

3.2 Hur ser verksamheten ut?

För att kunna utveckla och förändra verksamheten i rätt riktning krävs en djup kunskap om de processer och aktiviteter som verksamheten innehåller och hur dessa påverkar kvaliteten. Därför är det viktigt att grundligt analysera verksamheten med avseende på detta, men också med hänsyn till vilka samarbetspartners och kunder UNING har.

Projektgruppen har valt att dela in processerna i tre grupper:
Alla organisationer finns till för någon eller några; kunden är den vi är till för. Det är dennas eller dessas behov, krav och förväntningar som ska vara styrande för organisationen, medarbetarna och verksamheten. När vi identifierar en process identifieras samtidigt processens kund.

Projektgruppen har identifierat studenten som UNINGs huvudkund. I alla kärnprocesser är det studenten som är kund, men i stöd- och ledningsprocesserna finns ofta en intern kund. Det beror på att stödprocesserna ytterst ska underlätta genomförandet av kärnprocessen och därför riktar sig aktiviteten till en intern kund. De processer som projektgruppen hittills identifierat för UNING presenteras nedan tillsammans med den kund som aktiviteten är till för.
Ledningsprocess Kund Processägare
1. Formulera mål och strategi för verksamheten Studenter UNING
2. Ge direktiv till beredande organ (t.ex. LoT-grupperna), samt utse deras ledamöter Beredande organ, TFK UNING
3. Övriga delegationer enligt lista Berörd universitets- eller annan personal UNING

Syftet med den första ledningsprocessen är att formulera mål och strategi för UNINGs verksamhet, samt att ta beslut om policy i olika frågor, vilket utgör underlag för VAs ställningstaganden i enskilda studentärenden. De andra processerna syftar till att delegera arbete till personer med relevant och detaljerad kompetens, utan att för den skull släppa ansvaret för planeringen av utbildningarna.

Kärnprocess Kund Processägare
1. Planera utbildningarna Studenter UNING
2. Utveckla utbildningarna Studenter, lärare UNING, LiTH
3. Informera om utbildningarna Studenter, LiU UNING

Syftet med den första kärnprocessen är att skapa attraktiva utbildningar vad gäller såväl innehåll som form samt att optimera resursanvändningen. Den andra processen syftar till att se till att utbildningarna följer utvecklingen (teknik, industri, människorna, samhället). Den tredje kärnprocessen syftar till att sprida kunskap om utbildningarna inom LiU.

Stödprocess Kund Processägare
1. Utvärdera utbildningarna UNING, studenter UNING

Syftet med stödprocessen är att skaffa kunskap om resursutnyttjandet i utbildningarna, hur relevanta utbildningarna är för ingenjörernas yrkesverksamhet samt hur studenterna upplever sin studiesituation. Kursvärderingar, som genomförs i LiTHs regi, betraktas som resurs för processens genomförande.

3.3 Vad måste vi vara duktiga på?

Genom att arbeta fram nyckeltal och formulera mål för verksamheten förmedlas kopplingen mellan vision/strategi och det som utförs i den egna verksamheten. Målen och nyckeltalen skall tydliggöra vilka områden som är prioriterade i kvalitetsarbetet. I detta moment ska verksamhetens framgångsfaktorer identifieras och beskrivas. De tidigare identifierade processerna skall därefter knytas till framgångsfaktorerna och perspektiv i styrkortet.

3.4 Hur ser vi att vi går i rätt riktning?

En systematisk och kontinuerlig mätning/uppföljning är central i ett kvalitetsarbete som syftar till förändringar. Det är ofta så att det som mäts är det som genomförs. Genom mätningen/uppföljningen erhålls resultat på i vilken utsträckning kvalitetsarbetet är framgångsrikt eller inte. Mätningarna hjälper också till att lokalisera var i verksamheten förändringar bör ske. Det är måttens utveckling över tiden som huvudsakligen är intressant eftersom det visar om kvalitetsarbetet ger något resultat. I detta moment ska vi försöka hitta nyckeltal som mäter framgångsfaktorerna, dvs det som är viktigt för att verksamheten skall lyckas utföra sitt uppdrag och tillgodose behoven hos kunderna. Vi utgår då ifrån de perspektiv vilka är identifierade som centrala för UNINGs verksamhet.

3.5 Vilka aktiviteter/projekt behövs?

För att inte kvalitetsarbetet ska rinna ut i sanden efter inkörningsperioden är det viktigt att samtidigt skapa förutsättningar för kontinuitet i arbetet. Detta görs genom att verksamheten har kunskap om genomförandet av ovanstående moment samt ett arbetssätt där diskussioner om kvalitet, mål, mätning, utveckling och förändring blir en naturlig del i det dagliga arbetet. För att möjliggöra detta krävs att en handlingsplan upprättas.


Bilaga 1: Definitioner

Kvalitet Se definition i rapport
Process En samling samhörande aktiviteter som resulterar i en produkt/tjänst, till vilken det finns externa/interna kunder.
Det är aktiviteter som tillför värde till kunden och som medför kostnader för verksamheten.
Framgångsfaktor En aspekt på verksamheten som kräver speciell uppmärksamhet om man ska lyckas genomföra sitt uppdrag på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.
Vision Vision betyder syn, vilket betyder att vi har en syn på vår verksamhet i framtiden. Visionen anger ett framtida idealtillstånd, när allt fungerar bra avseende kunder, organisation, personal och omvärld.
Kund Kunden är den vi är till för. Alla organisationer finns till för någon eller några. Det är dennas eller dessas behov, krav och förväntningar som ska vara styrande för organisationen, medarbetarna och verksamheten.
Benchmarking Jämföra sig med andra
USK Utmärkelsen Svensk Kvalitet (ett kvalitetsverktyg)